Приказ о предоставлении отпуска работнику — порядок оформления

Для того чтобы сотрудник мог уйти на заслуженный отдых, работодатель должен выпустить приказ о предоставлении отпуска работнику. Оплачиваемый отпуск – одно из главных преимуществ, которыми обладает официально трудоустроенный работник.

Условия его предоставления обязан соблюдать каждый работодатель, будь то государственное учреждение либо частная фирма.

Чтобы правильно оформить отпускной период, необходимо выпустить приказ, для заполнения которого есть определенные образцы, установленные государством.

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

У кого есть право на оплачиваемый отпуск?

Все правила предоставления сотрудникам положенного оплачиваемого отпуска подробно прописаны в российском трудовом законодательстве (19 глава). Кроме того, право человека на отдых подтверждено и главным документом страны, а именно Конституцией.

Отпускной период может быть разным. Все зависит от того, в каких условиях трудится человек, а также от ряда иных факторов.

Помимо обычного оплачиваемого отпуска, который предоставляется ежегодно, работник предприятия с опасным либо вредным производством может потребовать дополнительное свободное время.

Человеку может быть предоставлено несколько дополнительных дней для отдыха, если у него особые условия трудовой деятельности или ненормированный рабочий день.

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформленияИз этого выходит, что общая продолжительность положенного оплачиваемого отпускного времени работника складывается из одного основного периода и нескольких дополнительных. При этом первый является наиболее длительным. Нельзя забывать и о том, что в течение года работник имеет право брать неоплачиваемый отпуск.

Очередной положенный оплачиваемый отпускной период должен быть предоставлен сотруднику за каждый отработанный год.

В тех случаях, когда речь идет о первом годе работы на новом месте, человек имеет право уйти в отпуск уже через шесть месяцев с момента своего трудоустройства.

При дополнительном согласовании с руководством оплачиваемое свободное время может быть предоставлено и в более ранний срок.

В категорию тех, кому первый оплачиваемый отпуск может быть предоставлен раньше, чем через полгода после трудоустройства, попадают беременные сотрудницы и молодые мамочки, недавно вернувшиеся из декрета. Сюда же стоит отнести работников, которым еще не исполнилось 18 лет, и усыновителей с малышами до трехлетнего возраста.

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

Каждый последующий год сотрудникам предоставляется отпуск на общих основаниях. Для этого составляется график, с которым каждый работник должен ознакомиться за 15 дней.

Стаж работы, на основании которого работодатель может предоставить сотруднику положенный оплачиваемый отдых, включает:

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

  • фактически отработанное время;
  • период, когда рабочее место было сохранено, к примеру, выходные и праздничные дни;
  • вынужденные прогулы;
  • отстранение от работы на время прохождения медицинского осмотра;
  • неоплачиваемые отпускные периоды, если они не превысили двух недель за год.

Стоит обратить внимание на тот факт, что рабочий стаж для получения оплачиваемого отпуска не включает в себя те периоды, когда сотрудника не было на рабочем месте без весомой причины.

К примеру, если он не мог выйти на работу из-за не пройденного по своей вине обязательного медицинского осмотра.

В расчет не идет время ухода за малолетним ребенком, которое может быть предоставлено любому из родителей.

Какова может быть продолжительность отдыха?

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформленияДля большинства категорий российских граждан с официальным трудоустройством продолжительность отпускного периода составляет 28 дней (сюда входят все праздники и выходные). Сделать его короче работодатель не имеет права. Однако для увеличения данного периода порой имеются основания. Например, если речь идет о несовершеннолетних работниках, то им дополнительно положены 3 оплачиваемых дня.

Отпуск может быть предоставлен сотруднику в полном объеме или частями. В России чаще используется второй вариант. Продолжительность каждого периода определяется совместно руководством и подчиненными. Данное время разрешается разделить более чем на две части.

Однако одна из них обязательно должна быть не меньше двух недель. Оставшийся период можно разбивать на любое количество частей.

Работнику не запрещается использовать часть отпуска в выходные дни, но подобное решение может вызвать неодобрение со стороны трудовой инспекции.

Перенос и продление отпускного периода

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформленияВ особых случаях у сотрудника есть право перенести свой отдых на другое время либо продлить его. Это прописано в трудовом законодательстве РФ.

Причиной подобного решения может быть временная нетрудоспособность работника, несвоевременная выплата сотруднику положенных денежных средств либо опоздание с его извещением о начале свободного периода. Помните, что работодатель обязан сообщать своим подчиненным дату отпуска не позднее, чем за 15 дней до его начала.

Чтобы перенести положенный ежегодный отпуск на более поздний период, необходимо соблюдать некоторые условия. В первую очередь это касается возраста сотрудника, который должен быть старше 18 лет.

Не разрешается переносить свой отпуск тем, кто работает на вредном либо опасном производстве. Работодатель может отклонить запрос о переносе, если посчитает, что это негативно скажется на дальнейшей работе сотрудника.

Работник не может отодвигать свой отпуск два года подряд.

Положенное свободное время не может быть перенесено на более поздний срок по инициативе работодателя. Сотрудник должен дать добровольное согласие в письменном виде.

http:

Оформление документов для переноса отпускного периода зависит от того, кто выступает инициатором подобных изменений в отпускном графике.

Если это происходит по просьбе руководства, то необходимо оформить уведомление для работника и постановление об изменении времени для предоставления ему ежегодного оплачиваемого отпуска.

В случае, когда инициатива исходит от самого сотрудника, ему необходимо написать заявление, получить письменное согласие от начальства, после чего будут внесены изменения в график ежегодных отпусков.

Как оформить документы?

Главная бумага для ухода на отдых – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, который составляется работниками отдела кадров, а после подается директору на подпись.

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформленияДанный документ должен составляться на основании графика положенных отпусков, а также заявления на предоставление отпуска от сотрудника.

В зависимости от того, о каком виде отпуска идет речь, основанием для приказа может послужить медицинская справка о нетрудоспособности, документ о рождении малыша, вызов из вуза. Когда речь идет о ежегодном оплачиваемом отпуске, работнику необходимо написать заявление.

Приказ или распоряжение об отпуске может быть создано в свободной форме. Однако чаще всего компании используют унифицированные бланки (форма Т-6, если речь идет об отпуске одного работника, и Т-6а, когда нужно оформить сразу группу сотрудников).

Заполняя бланк приказа, нужно обязательно указать название организации, номер и дату документа, данные сотрудника, которые включают его табельный номер, фамилию и инициалы, а также место работы, отработанный период, послуживший основанием для начисления отпускных дней, и длительность. Данный документ должен быть подтвержден тремя подписями, а именно: сотрудника отдела кадров, который составлял приказ, руководителя предприятия и самого работника. Образец заполнения бланка смотрите ниже.

http:

На основании распоряжения руководства вносятся данные в личную карточку сотрудника и его лицевой счет. Необходимо составить записку-расчет о том, что работнику был предоставлен положенный отпуск и выданы отпускные денежные средства.

По собственному желанию

Работник имеет право получить свободное время, на период которого его рабочее место будет сохранено. Отправить работника в отпуск без оплаты является правом, но не обязанностью работодателя, поэтому сотрудник может получить отказ.

Если договоренность между сотрудниками и руководителем достигнута, требуется правильное оформление отпусков. Для этого работник пишет заявление о предоставлении отпуска за свой счет, после чего в отделе кадров создается приказ по форме Т-61.

После подписания документа сторонами вносятся изменения в личную карточку сотрудника и табель учета рабочего времени, что является доказательством того, что человек находился вне рабочего места с разрешения начальства, то есть не прогуливал.

http:

Работникам, которые рассчитывают уйти в неоплачиваемый отпуск, стоит помнить, что для этого нужна веская причина. Однако некоторые категории сотрудников могут сделать это в любое время. К ним относятся работающие пенсионеры, студенты, супруги военнослужащих и инвалиды.

Оформляем ежегодный оплачиваемый отпуск

Лето – традиционный «отпускной» сезон. Сначала мы разберемся, какие отпуска вообще бывают, чтобы понять, об оформлении какого отпуска пойдет речь. Покажем, чем отличается алгоритм оформления документов для сотрудников на первом году работы у конкретного работодателя от всех остальных.

Объясним, что же делать в ситуации отмены унифицированных форм, которые мы все привыкли использовать при отправке сотрудников в отпуска (приказ по форме № Т-6 или № Т-6а и др.).

В результате вы поймете систему работы и получите пояснения относительно частных случаев в виде оптимальных формулировок и состава документов.

Каждый вид отпуска требует оформления своего пакета документов, и отпускные полагаются не всегда. В Схеме 1 предложен один из вариантов классификации отпусков. Как видите, ежегодный оплачиваемый отпуск – это не единственный вариант (более того, он включает в себя несколько подвидов отпусков). Вот об оформлении такого ежегодного оплачиваемого отпуска мы и будем говорить далее в статье.

Состав оформляемых документов будет зависеть еще от одного фактора. Если отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков на данный год, то у нас будет один алгоритм действий.

Если же человек пришел в организацию недавно, т.е. работает первый год, то основанием (и первым документом) для оформления его ежегодного оплачиваемого отпуска будет заявление с просьбой предоставить отпуск.

Читайте также:  Доверенность на право владения и пользования автомобилем

Наглядно эти 2 ситуации показаны в Схеме 2.

Схема 2. Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

Раньше для оформления отпуска использовали унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Сейчас они потеряли свой обязательный статус.

На практике этими формами продолжают пользоваться, утвердив их же (возможно, с минимальными доработками) своим приказом и заменив в «шапке» данные утвердившего документа: раньше там было постановление Госкомстата, а теперь красуется приказ вашего руководителя.

Поэтому для лучшего понимания того, какой документ участвует в оформлении отпуска, в Схему 2 мы включили ссылки на номера уже «отмененных» унифицированных форм. Те документы, для которых номер формы не указан, и раньше, и сейчас составляются в произвольной форме (пока организация не регламентировала для себя этот процесс).

Итак, при оформлении очередного отпуска необходимо четко различать ситуации, когда он предоставляется по графику отпусков, а когда – по согласованию между работником и администрацией организации (за 1-й год работы в организации или в случае переноса отпуска и т.п.).

Отпуск по графику

График отпусков – это особый документ. С одной стороны, он, конечно, согласуется с профсоюзными органами, а с другой стороны, далеко не все организации могут похвастаться сильными профсоюзными комитетами. Поэтому в большинстве случаев график отпусков – это по сути распорядительный документ администрации организации.

График отпусков должен утверждаться ежегодно не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. При планировании в нем отпусков сотрудников собирают их пожелания. Но в график они попадают далеко не всегда в первозданном виде, например, уйти всем дружно в отпуск в июле и августе (наиболее востребованные месяцы) все равно не получится.

Ведь кто-то же должен поддерживать работоспособность организации.

На наш взгляд, фиксируя порядок и срок принятия данного документа, законодатель подразумевал, что изменения в уже утвержденном графике возможны только по согласию между сторонами (работником и работодателем).

К сожалению, на практике администрация организации далеко не всегда придерживается этого ограничения; более того, есть случаи, когда суды поддерживают право работодателя на одностороннее изменение графика отпусков уже «по ходу отпускного сезона»:

Пример 1. (из судебной практики)

Н. обратилась в суд с иском к ОАО «ВНИИСТ» о признании приказа о предоставлении отпуска и приказа о внесении изменений в график отпусков недействительными.

Рассматривая дело, суд установил, что график отпусков был утвержден вовремя, как того требует ст. 123 ТК РФ – за 2 недели до наступления года. Позже ОАО издало приказ о переносе отпуска Н.

, но истица с переносом отпуска не согласилась, что отразила на приказе при ознакомлении с ним. Несмотря на это работодатель все-таки издал следующий приказ, о предоставлении Н.

отпуска в удобное ему время.

Суд встал на сторону работодателя, объяснив это тем, что процедура оформления графика отпусков ответчиком была соблюдена и о времени начала отпуска Н. была извещена за 2 недели до начала отпуска.

Так сначала решил суд первой инстанции, а потом и последующие (см. определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу № 33-24592).

Подобный подход к графику отпусков, на наш взгляд, серьезно извращает положения ст. 123 ТК РФ об обязательности документа для обеих сторон.

Фактически суд констатировал, что работодатель вправе вносить односторонние изменения, с единственным ограничением – изменения должны вноситься не позднее, чем за 2 недели до предоставления отпуска (это срок уведомления работника о предоставлении ему ежегодного отпуска).

Вместе с тем такой подход суда показывает работодателю важность надлежащего оформления документов при предоставлении отпуска «по графику».

Утвержденный график отпусков – это план, по которому работники отправляются «на отдых». См. Пример 2. Обратите внимание: графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть продлен или перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.

О начале запланированного графиком отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за 2 недели. Название уведомляющего документа в данном случае не имеет особого значения.

Наиболее излюбленные названия: уведомление, извещение, памятная записка, информационное письмо. Правовые последствия определяются не названием документа, а его содержанием.

Минимальный состав сведений показан в первом разделе этого документа в Примере 3 (до верхней пунктирной линии); правда, мы сюда добавили еще сведения о конце отпуска и дате выхода на работу, чтобы сотруднику не приходилось высчитывать это самостоятельно (дабы уменьшить вероятность его ошибки). Данный документ можно дополнить еще двумя разделами, которые позволят выявить и сразу документировать инициативу переноса отпуска, если в этом появится необходимость накануне:

  • во 2-м разделе документа можно отразить инициативу работника и согласовать перенос отпуска с его непосредственным руководителем;
  • в 3-м разделе – инициативу руководства и согласовать ее с работником.

С целью упрощения делопроизводства в организациях от такого извещения достаточно часто отказываются. О предстоящем отпуске работник уведомляется путем предъявления ему «отпускного» приказа, который он и визирует. Тогда издать такой приказ и ознакомить работника под подпись с ним нужно успеть все за те же 2 недели до начала его отпуска.

Однако в этом варианте есть свои минусы. Наиболее ярко они видны в крупных фирмах, где приказы о предоставлении отпуска являются «комплексными», а не индивидуальными документами (форма Т-6а, а не Т-6), то есть делаются сразу на несколько человек. Если в приказе много отпускников, то сложнее все отследить и вовремя уведомить каждого.

Хотя подчеркнем, что данный способ документирования уместен.

В некоторых организациях идут еще дальше – ознакамливают работников с графиком отпусков. Проверяющие относятся к такому уведомлению по-разному: если ознакомление состоялось вскоре после утверждения графика, т.е. задолго до отпуска, то работник может успеть об этом забыть, поэтому такое ознакомление сложно считать извещением о начале отпуска, предусмотренным ст. 123 ТК РФ.

Пример 2. График отпусков на 2013 год

Следующим в череде документов является приказ о предоставлении отпуска (см. Схему 2 и Пример 4). До 1 января 2013 года мы должны были использовать в работе унифицированные формы приказов (Т-6 и Т-6а), утвержденные Госкомстатом. Но после изменения законодательства о бухучете мы должны использовать формы документов, утвержденные руководителем организации.

Вместе с тем, чтобы не изобретать велосипед, мы рекомендуем использовать «старые», проверенные временем формы документов, внося в них, если это необходимо вашей организации, коррективы.

Например, можно увеличить количество граф по видам отпусков, отразив в форме приказа те, что наиболее часто предоставляются сотрудникам организации (в Примере 4 такие корректировки унифицированной формы выделены оранжевой заливкой).

Пример 4. Приказ о предоставлении отпуска работнику

Если у вас большая организация, то для использования приказа о предоставлении отпуска работникам (раньше это была форма Т-6а) ее тоже нужно не забыть утвердить.

Такие документы (см. Схему 2), как записка-расчет о предоставлении отпуска, личная карточка работника и лицевой счет, как правило, ведут кадровая служба и бухгалтерия, поэтому на них мы не будем долго останавливаться.

После возвращения сотрудника из отпуска даты его фактического отдыха отражаются в графе 7 графика отпусков (Пример 2), а в процессе отсутствия работника соответствующие отметки проставляются в табеле учета рабочего времени. В следующем номере мы будем подробно рассматривать ситуации отзыва из отпуска, его переноса и др., тогда-то и объясним тонкости заполнения этих двух последних документов.

Отпуск «по соглашению сторон»

Наличие на заявлении визы согласования с непосредственным руководителем работника, желающего уйти в отпуск, не является обязательным с точки зрения законодателя.

Но с позиции здравого смысла это необходимо: тогда перед принятием решения руководитель организации будет видеть не только желание работника, но и оценку возможности его отсутствия руководителем среднего звена, в зону управления которого входит участок работы желающего уйти в отпуск.

При этом виза непосредственного руководителя по сути одновременно означает, что он берет на себя ответственность за согласованность таких моментов, как изменение графика работы или сменности, перераспределение обязанностей.

Далее оформляется приказ о предоставлении отпуска (Пример 4). Он всегда одинаков:

  • и когда отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков,
  • и когда это делается на основании положительной резолюции руководителя на заявлении работника.

Пример 5. Приказ о внесении изменений в график отпусков

Если приказ используется в том числе для уведомления работника об очередном отпуске, то он должен быть составлен так, чтобы ознакомить с ним работника можно было не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

В противном случае приказ издается исходя из необходимости в предоставлении бухгалтерии организации времени, чтобы успеть произвести расчет и выдать отпускные работнику.

Оплата отпуска должна быть совершена не позднее чем за 3 дня до его начала.

Состав последующих документов (см. Схему 2) для двух алгоритмов предоставления отпуска тоже един.

Отметим только одну особенность. При оформлении отпуска на основании заявления работника в большинстве организаций забывают вносить соответствующие изменения в сам график отпусков.

Во многом это демонстрирует сложившуюся практику отношения к данному документу как обязательному, но не обязывающему.

При этом часто упускается из виду, что отпуск одного сотрудника обычно тесно связан с отпусками других и нарушение графика в одном пункте может повлечь необходимость его изменения еще по целому ряду моментов.

Читайте также:  Образец иска в суд об обжаловании справки взамен военного билета

В результате достаточно часто возникают конфликты как между работниками и администрацией, так и у работников друг с другом. Чтобы минимизировать последствия подобных конфликтов, необходимо максимально скрупулезно документировать все изменения, возникающие при предоставлении отпусков. Образец приказа о внесении изменений в график отпусков показан ниже в Примере 5.

Обратите внимание: в Примере 5 приказ не только отражает изменение даты предоставления отпуска начальнику отдела, но и сдвигает при этом отпуск его заместителя, у которого, на наш взгляд, указывается «предполагаемая дата» его отпуска. Так всегда происходит с отпусками «смежных работников».

Ведь в день издания данного приказа мы можем только предполагать, с какого числа Бугульмиеву реально будет предоставлен отпуск.

Действительно, эта новая дата ему может быть неудобной, другие работники данного подразделения могут заболеть, тогда опять возникнет необходимость смещения его отпуска и т.д.

Приказ на отпуск: правила оформления, виды отпусков и образцы приказов

Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов отпусков, каждый из которых регламентируется распорядительным актом.

Как правильно составить приказ на отпускПриказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

Требования по оформлению распоряжения едины:

  1. Дата и номер документа. Нумерация общая для всех видов либо отдельная по категориям.
  2. Город, если рабочее место сотрудника удалено от головного офиса компании или отдела кадров.
  3. Название и причина издания указания.
  4. Подпись руководителя и работника.

Распорядительный акт составляется как на одного сотрудника, так и на несколько человек одновременно, при условии идентичного содержания акта.

Формы приказов

В Трудовом кодексе указаны следующие виды отпусков:

Отпуск по учебе или беременности и родам оформляется при наличии специальных справок. В первом случае выдается справка-вызов из учебного заведения, во втором – лист нетрудоспособности. Распорядительные акты заполняются по форме Т-6.

Скачать образец распоряжения на отпуск по беременности и родам можно здесь.

Образец приказа на учебный отпуск доступен по ссылке.

Если требуется замещение, составляется документ о возложении обязанностей на другого работника.

Приказы для разных видов отпуска

Каждому типу отдыха соответствует распорядительный акт. Несоблюдение правил составления и ведения документации приводит к неправильному подсчету дней отдыха, некорректному начислению заработной платы и ошибкам в расчете отпускных.

В форме Т-6 обозначаются категории отпусков:

  • «А» для ежегодного;
  • «Б» для остальных видов (дополнительный, без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам).

Заполняются бланки в зависимости от заявления работника, вписывается период отсутствия.

Оформление отпуска генерального директора

Приказ на отпуск генерального директора оформляется иначе процедуры по Трудовому кодексу. Порядок определяется Уставом организации и локальными актами. Заявление директора рассматривает совет директоров или учредители компании. Издается распоряжение о возложении обязанностей директора на другого работника на время отпуска.

ВАЖНО! Если гендиректор – единственный учредитель, он назначает сам себе период отдыха.

Образцы приказов

Распоряжение составляется в соответствии с Трудовым законодательством или в произвольной форме. Зависит от типа отпуска.

Ежегодный оплачиваемый

Очередной оплачиваемый отпуск (28 дней) обязателен для всех трудоустроенных людей. Дополнительно издается указание об утверждении графика отпусков, по которому устанавливается очередность ухода на отдых сотрудников компании.

ВНИМАНИЕ! В расчет периода берется год с момента оформления человека, а не календарный.

Распорядительный акт на очередной отдых составляется по регламенту:

  1. Номер и дата составления.
  2. Полностью фамилия, имя, отчество сотрудника.
  3. Должность и структурное подразделение.
  4. Пункт «А» с указанием продолжительности отдыха.
  5. Пункт «В», который дублирует предыдущую запись.
  6. Подписи с расшифровкой руководителя организации и работника.

Если человек оформляет одновременно очередной и дополнительный отпуск, это фиксируется в строчках «А» и «Б». В графе «В» указывает общее количество дней отдыха.

Образец распоряжения на ежегодный оплачиваемый отдых можно скачать по ссылке.

Без сохранения заработной платы

Этот тип оформляется стандартно, но не подлежит оплате. Составляется по согласованию с начальником, который вправе отказать. Кроме случаев, когда причиной заявления явилась смерть близкого родственника, свадьба или рождение ребенка.

Для оформления отдыха без содержания необходимо соответствующее заявление от сотрудника.

Образец заполнения формы распоряжения на отдых за свой счет представлен по ссылке.

Отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска возможен при возникновении неотложных задач в рабочем процессе. Оформляется по письменному согласию сотрудника о прерывании отдыха.

Распоряжение на отзыв составляется в произвольной форме, в которой указывается количество неиспользованных дней и период, когда они будут возмещены.

Образец распоряжения на отзыв доступен по ссылке.

Перенос отдыха

Перенос дат возможен по желанию работника и согласию работодателя максимум на 12 месяцев после окончания рабочего года. Право перенести запланированный отдых имеют:

  • матери с детьми младше трех лет;
  • сотрудники, жены которых ушли в декрет;
  • усыновители с детьми до трех месяцев;
  • жены военнослужащих;
  • несовершеннолетние работники.

Если перенос сроков отдыха происходит по инициативе сотрудника, заявление составляется за две недели до этого. В случае непредвиденных обстоятельств – по факту их наступления. Издается соответствующее указание.

Оформление приказа произвольно. Указывается период запланированного отдыха и даты переноса.

Образец распоряжения о переносе дат отдыха можно скачать здесь.

Вопрос-ответ. Идем в отпуск. Как правильно все оформить?

Приказ о предоставлении отпуска работнику - порядок оформления

Начался сезон отпусков. Какие правила предоставления отпусков необходимо соблюдать работникам и работодателям? Отвечаем на основные вопросы.

График отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Для его оформления используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

При планировании графика учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. Учитывать пожелания всех сотрудников без исключения законодательство не требует. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика необходимо учесть его мнение.

График составляют один раз в год на календарный год. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года. Новой организации утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

  • График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.
  • Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников.
  • Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ.
  • Вновь созданной организации необходимо составить график отпусков в общем порядке – не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года.

Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации ее сотрудники пойдут в отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, дающего право на отпуск.

В то же время если организация была создана в начале года и сформирован штат, то при желании она вправе оформить график отпусков и досрочно.

Он позволит регламентировать выход сотрудников в отпуск по истечении полугода работы, именно в это время у сотрудников по общему правилу возникает право на отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Внимание: за отказ исполнять график работодателя можно привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника к дисциплинарной. На это указывают и суды, см., например, постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 6 ноября 2015 г. № 44Г-53/2015.

За какой срок сотрудник должен написать заявление о предоставлении ежегодного отпуска

Законодательство данный срок не регламентирует.

Это объясняется тем, что в этом нет необходимости. Основанием для предоставления отпуска вне графика (т. е. по заявлению) является не заявление само по себе, а соглашение между сотрудником и работодателем о предоставлении отпуска в сроки, указанные в заявлении.

Поэтому работодатель исходя из фактической производственной обстановки может как принять заявление сотрудника и отпустить его в отпуск, например, через неделю, так и отказать в предоставлении отпуска, даже если сотрудник подаст заявление за месяц до предполагаемой даты отпуска.

  1. В то же время, чтобы упорядочить кадровые процедуры в организации, работодатель может самостоятельно определить в локальных документах минимальный срок, в который сотруднику следует предупреждать о своем желании пойти в отпуск. При установлении такого срока необходимо учитывать:
  2. обязанность работодателя соблюдать минимальный трехдневный срок выплаты отпускных;
  3. время, необходимое на поиск подходящей замены сотруднику на период его отсутствия.

Исходя из указанного работодатель может определить такой срок, например в две недели, проведя аналогию с ситуацией, когда сотрудник использует отпуск по графику и работодатель уведомляет его об этом не позднее чем за две недели.

При этом, добавляя такое условие в локальный акт, необходимо сделать оговорку, что оно не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в требуемое им время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ).

Правомерность таких выводов следует из совокупности положений статей 8, 123, 136 Трудового кодекса РФ.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, что указаны в графике, или в графике нет точных дат начала и окончания отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме.

  • Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика.
  • Как в приказе на отпуск указать период работы, за который сотруднику предоставляют отпуск
  • В приказе на отпуск в графе «за период работы» нужно всегда указывать индивидуальный рабочий год сотрудника, за который ему предоставляют отпуск.
Читайте также:  Горячая линия роспотребнадзора — защита прав потребителей круглосуточно по москве

У сотрудника за каждый год работы возникает право на отпуск (ст. 122 ТК РФ). В приказе на отпуск в качестве периода нужно указать тот рабочий год, за который сотрудник использует отпуск (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1). Это может быть как текущий рабочий год, так и более ранние, если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за прошлые годы.

Рабочий год, как правило, не равен календарному. Потому что начало первого рабочего года отсчитывают с момента приема сотрудника на работу. Например, если сотрудник устроился на работу 1 декабря 2014 года, то его первый рабочий год в общем случае – это период с 1 декабря 2014 года по 30 ноября 2015 года. Второй рабочий год – с 1 декабря 2015 года по 30 ноября 2016 года и т. д.

Однако рабочий год может быть сдвинут, если в течение этого года возникнут периоды, не дающие права на отпуск. Подробнее о правилах определения рабочего года в таких случаях см. Как рассчитать рабочий год, если у сотрудника были периоды, которые не входят в стаж работы при определении права на отпуск.

  1. Независимо от того, каким получился рабочий год: стандартным или удлиненным, в приказе на отпуск всегда отражайте его полностью. Это же правило действует независимо от того, как предоставлен отпуск:
  2. авансом или нет;
  3. полностью за весь год или частично. 
  4. Как в приказе на отпуск указать период работы, если у сотрудника есть неиспользованные отпуска за несколько лет. Отпуск предоставляют только за один год

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации.

Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Таким образом, в приказе на отпуск в графе «за период работы» можно указать как рабочий год, за который сотруднику положен очередной отпуск по графику отпусков, так и рабочий год, за который сотрудник не использовал отпуск ранее. Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в письмах от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

  • При этом с целью последовательного погашения задолженности по отпуску рекомендуется все же закрывать рабочие годы по порядку: от более раннего к более позднему.
  • Как заполнить график отпусков, если сотрудник увольняется, не отгуляв запланированный отпуск
  • Конкретный порядок отражения в графике отпусков сотрудников, которые не отгуляли свой отпуск и уволились в течение года, законодательством не установлен.

На практике используют следующий вариант оформления. Если сотрудник уволится, не отгуляв запланированный отпуск, то заполнять графы 7–9 графика отпусков по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1, не нужно. При этом зафиксируйте факт увольнения и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков сделайте, например, такую запись: «Уволен, выплачена компенсация, приказ об увольнении № 234-К от 15.10.

2014 г.».

Если организация использует график отпусков по самостоятельно разработанной форме, то можно применять аналогичный подход.

Как оформить перенос отпуска сотрудника

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

  1. В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:
  2. во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;
  3. сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала.
  4. Кроме того, перенос отпуска на другое время допускают:
  5. если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;

если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае перенесенный отпуск работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли. Исключение составляют госслужащие, в отношении которых это норма действует с ограничением;

в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.

  • Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.
  • Внимание: для госслужащих ограничена возможность перенести отпуск на следующий рабочий год, даже если это неблагоприятно отразится на учреждении.
  • Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса.
  • Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

VIII. ОТПУСК

  1. Вид отпуска 
  2. (ежегодный, 
  3. учебный, без 
  4. сохранения 
  5. заработной 
  6. платы
  7. и др.)
Период работы
  • Количество
  • календарных
  • дней
  • отпуска
Дата Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
  1. Ежегодный 
  2. основной 
  3. оплачиваемый
  4. отпуск
01.08.2010

Образец приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6, скачать бланк (2021 год)

По нормам статьи 123 ТК РФ, основанием для предоставления работнику дней отдыха являются график отпусков (как его разработать и утвердить, мы уже рассказывали в другой статье), а также заявление работника (в случае отдыха вне графика, за работу в выходные дни, донорство и т. п.).

Только при наличии этих документов можно приступать к составлению самого распоряжения. Для этого можно применить как унифицированную форму (их есть две: для одного работника и сразу для нескольких), так и самостоятельно разработанный шаблон. Это связано с тем, что Постановление Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1, которым утверждены унифицированные бланки, является не обязательным нормативно-правовым актом, а всего лишь рекомендовано к применению. Поэтому, если работодатель захочет написать документ в произвольном порядке, никто его за это наказывать не будет. Главное, чтобы в таком документе были все обязательные реквизиты.

Кроме того, разработанная форма должна содержаться в учетной политике организации, ведь она будет служить основанием для выплаты отпускных.

Итак, унифицированных форм две:

  • № Т-6 — на одного работника;
  • № Т-6а — на нескольких работников.

Первая из них используется кадровиками чаще, потому что даже если отдыхать отправляются сразу несколько человек, бывает удобно оформить документы на каждого из них в отдельности.

Причин для этого много, в том числе не надо сбрасывать со счетов защиту персональных данных, если речь идет, например, о лицах, которые работают в разных подразделениях организации.

Скачать бесплатно бланк приказа на отпуск можно в конце статьи.

Как составить, если попадают праздничные дни

  • При составлении распоряжении нужно учитывать наличие праздничных дней в отпускном периоде.
  • Нерабочие официальные праздники не включаются в период ежегодного отпуска, за них не выплачиваются отпускные.
  • Если такой праздничный день попадает в отпускное время, то следует отодвинуть дату выхода работника на трудовое место на количество выходных дней.
  • Этот момент нужно учесть при составлении распоряжения, при этом от работника не требуется никаких документов.
  • Кадровый специалист, составляющий приказ, должен самостоятельно правильно посчитать дату окончания отпуска с учетом его продолжительности и наличия праздничный нерабочих дней.
  • Например, если в графике прописан отпуск сотрудника с 10 июня 2019 года на 14 календарных дней, то приказ составляется на основании этого графика (заявление не нужно).

В распоряжении заполняется продолжительность – 14 дней, дата начала отпуск 10 июня 2021, а дата окончания – 15 июня 2021. На работу человек выйдет 16 июня.

Перенос даты выхода на один день связан с тем, что в отпускной период попал выходной праздник 12 июня – День России, который не включается в отпуск.

Что нужно обязательно указать в приказе

Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:

  • наименование организации-работодателя;
  • Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
  • вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
  • период работы, за который предоставлен отдых;
  • даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
  • подпись и данные руководителя организации.

Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год. Например:

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *